Les bases de données produits, ou devrions-nous plutôt dire « bases de données de l’information produit », sont un élément indispensable du Système d’Information (SI) de tout industriel. C’est aujourd’hui une évidence. Mais qu’est-ce qu’une base de données produit ? Quelles utilisations tangibles en avons-nous dans nos métiers ? Quel rôle joue-t-elle dans différentes catégories de logiciels ? Comment crée-je ma donnée ? Puis-je la partager ? Est-elle sécurisée ?
Un terme aussi simple que « base de données produits » soulève en réalité de nombreuses considérations, triviales à première vue mais avec lesquelles il est important d’être familier lorsqu’on initie un projet informatique consacré au développement de produits.
Bases de données produits – Considérations de base
Une base de données produit est une collection organisée de données relatives au produit, stockée et gérée électroniquement. Nous appelons aussi ces données « spécifications produits ». Elles regroupent une grande variété d’informations : nom du produit, poids, référence interne, référence officielle, ingrédients, matières premières, packaging, fournisseurs, certifications, informations d’étiquetage, etc. Ces spécifications sont, de toute évidence, votre plus précieuse ressource pour tout processus ou projet de développement de produit.
Vous pouvez décider de stocker, ou héberger, votre base de données produits (et par extension toute base de données) physiquement sur vos serveurs privés ou de déléguer cette responsabilité directement à votre fournisseur logiciel ou un prestataire d’hébergement tiers.
Dans le premier cas, assumer la responsabilité de sa base de données produits signifie :
– Disposer de serveurs dédiés, sécurisés et disponibles
– Disposer en interne de l’expertise et de la disponibilité pour maintenir ces serveurs opérationnels et réagir rapidement en cas de besoin
– Être seul en cas de difficulté majeur
Ceci est généralement le cas avec les solutions « on premise », dont le choix, bien que légitime selon les bons critères, est trop souvent motivé par un manque de confiance à déléguer.
Dans le second cas, déléguer cette responsabilité signifie :
– Limiter votre charge de travail à la gestion de la relation avec votre fournisseur
– Ne pas avoir besoin d’un expert IT en interne ou d’y dédier vos ressources IT
– Disposer automatiquement des mises à jour lorsqu’elles sont publiées
– Profiter de l’accompagnement d’un partenaire spécialisé, disponible en cas d’incident majeur
Ceci est généralement le cas des solutions « cloud », ou « Software as a Service » (SaaS).
Bases de données produits – Usages métiers
Les bases de données produits vont d’outils accessibles et polyvalents, comme Microsoft Access, à des outils fonctionnellement hautement spécialisés, comme les solutions de Product Lifecycle Management (P.L.M.). Bien que mettre en place une base de données produits devrait être une priorité, cela ne représente pas un objectif absolu. C’est à la fois à la base et au cœur de technologies beaucoup plus complexes, représentant une étape vers des fonctionnalités plus avancées.
– Base de données produits et logiciels PLM (Product Lifecycle Management) : Les logiciels PLM se concentrent sur l’innvation et les projets de développement de nouveaux produits.
– Base de données produits et logiciels PIM (Product Information Management) : Les solutions PIM se concentrent sur la distribution de l’information et ses canaux de diffusion (plateforme de e-commerce, base de données produit du distributeur, outils marketing tiers, etc.).
– Base de données produits et logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) : Les logiciels ERP sont dédiés à la production et à la gestion logistique des produits.
Tous ces logiciels embarquent leur propre base de données produits, nécessaire au bon fonctionnement de la solution. Cependant, au fil des projets IT et de la consolidation de votre SI, ces instances séparées de gestion des données produits peuvent devenir un frein à la bonne circulation de l’information.
Bien qu’interfacer différentes solutions soit toujours techniquement possible, cela devient disproportionnellement complexe au nombre d’interfaces à réaliser. Pour « n » solutions à interfacer, n*(n-1)/2 interfaces sont nécessaires. Cela reste raisonnable tant que seulement quelques solutions sont déployées. Rapidement, vous pouvez bénéficier d’une solution de Master Data Exchange (M.D.E.) pour faciliter le flux d’information. Le MDE agit comme un opérateur central de l’information produit entre toutes vos solutions logicielles. Ainsi, le nombre d’interfaces à réaliser est réduit à n, « n » étant toujours le nombre de solutions à interfacer.
La gestion des spécifications au service de la traçabilité de l’information produit
Le PLM Lascom from Aptean, Aptean PLM Lascom Edition, fournit un référentiel central de l’information, dans lequel sont dématérialisées toutes les informations relatives au développement de nouveaux produits : matières premières, caractéristiques packaging, fichiers obligatoires, détails des fournisseurs, etc. Vous définissez chaque élément via un formulaire personnalisé, en saisie libre ou en ayant recours à des librairies pré-existantes : classification, nutriments, ingrédients, critères physico-chimiques, etc.
Toutes les spécifications sont systématiquement stockées afin de construire une base de données produits et projets saine et logique. Elle respecte le format de la donnée, ses relations d’interdépendances, sa criticité et son statut dans les différents processus. Cela rend la recherche et l’utilisation de données intuitive, efficace et sécurisée.
Vous attribuez aussi un niveau de responsabilité à chaque utilisateur afin d’éviter les erreurs de manipulation : doublons de saisie, changements non autorisés, suppression d’une version de l’historique, etc.
