Le casse-tête de la veille réglementaire alimentaire et cosmétique

L’une des problématiques centrales des industries de biens de grande consommation est d’assurer la conformité réglementaire des produits commercialisés sur un, voire plusieurs marchés. Pour cela, les entreprises se doivent de connaitre les nouvelles législations et réglementations en vigueur qui pourraient impacter le développement de futurs produits.

Un outil essentiel des entreprises alimentaires et cosmétiques

La veille réglementaire sert à rester à jour des dernières réglementations s’appliquant à l’entreprise afin de demeurer compétitif et anticiper les risques. La conformité réglementaire est un point stratégique des entreprises, les non-conformités pouvant avoir des conséquences désastreuses : rappels de produits, impacts sur l’image de marque, amendes, etc. Dans une entreprise agroalimentaire ou cosmétique, la conformité va de l’autorisation d’un ingrédient ou d’un additif aux règles d’allégations telles que « bio », « sans gluten », « végan », en passant par les règles d’étiquetage. Chacun de ces points suit des normes très strictes qui différent selon les zones géographiques. Par exemple :

• Le secteur agroalimentaire est régi : en Europe par le Règlement (UE) 1333/2008 pour les additifs et ingrédients et le Règlement (UE) 1169/2011 pour l’étiquetage ; aux États-Unis par la Food & Drug Administration (FDA) et le Code of Federal Regulation (CFR).
• Le secteur de la cosmétique suit en Europe la Réglementation 1223/2009, et au Canada, la Loi sur les Aliments et Drogues.

La mondialisation et la diversification des produits impliquent une multiplication des réglementations à suivre. Les consommateurs sont de plus en plus exigeants, ce qui induit des réglementations de plus en plus strictes, notamment vis-à-vis des additifs. Ces facteurs soumettent l’entreprise à de nombreux défis qui complexifient la veille réglementaire.

Si mettre en place à un temps ‘T’ un socle réglementaire est possible, et nécessaire, l’important est de le maintenir à jour régulièrement et de transmettre les nouvelles informations au bon moment. Ainsi, l’enjeu premier de la veille réglementaire est de permettre à l’entreprise d’accéder rapidement aux nouvelles informations pertinentes, de les comprendre et de les interpréter pour en déduire les impacts pour ses activités. C’est ce qui permettra de prendre des décisions stratégiques éclairées pour le développement de produits conformes.

La veille réglementaire : quelles méthodes ?

L’identification des bons textes au bon moment nécessite une approche très structurée :

• Sélectionner et accéder à des sources d’informations. Les seules sources fiables pour ces informations sont les textes officiels mais chaque zone géographique n’est pas soumise à la même facilité d’accès que l’Europe ou les États-Unis. Il existe des pays pour lesquels accéder aux textes réglementaires s’avère beaucoup plus compliqué qu’un « simple » téléchargement de documents via internet.
• Analyser et sélectionner les textes potentiellement applicables. L’objectif de la veille réglementaire est de fournir à l’entreprise les règles et normes applicables, il faut donc du temps pour revoir chaque texte afin d’identifier s’il est pertinent ou non pour l’activité de l’entreprise.
• Approfondir l’analyse et résumer chaque texte. Une fois les textes pertinents identifiés, il faut les rendre compréhensibles par le service ou la personne cible. La phase de synthèse est donc primordiale pour faciliter l’application de la règle aux développements produits.

Pour assurer la veille, les entreprises ont deux possibilités : avoir un service interne ou faire appel à un organisme extérieur.

• Service réglementaire interne

Un service réglementaire internalisé implique que l’entreprise dispose de l’expertise nécessaire à l’étude des différents textes réglementaires en fonction des types de produits et des zones de commercialisation visés. Cela se traduit par la création d’une cellule de veille réglementaire regroupant plusieurs experts. Pour être en phase avec le développement de l’entreprise sur de nouvelles zones géographiques, il faut potentiellement de nouvelles compétences (langue, culture, lois locales …) pour suivre les réglementations qui y sont en vigueur. Le temps pris pour analyser et rédiger les synthèses peut avoir une influence sur l’utilité de l’information : plus elle date, moins elle a d’intérêt. C’est d’autant plus vrai dans le développement de produits où, pour éviter une non-conformité, intégrer les exigences réglementaires dès le début du processus est un atout majeur. Avoir un service réglementaire interne complètement autonome implique donc une masse salariale non négligeable sans garantie des compétences en cas d’accès à un nouveau marché.

• Externaliser grâce à un prestataire

Avec un prestataire extérieur, vous profitez d’une offre personnalisée, à forte valeur ajoutée, analysée par des experts de l’information qui travaillent en collaboration avec des spécialistes dans des domaines et zones ciblés. Cela apporte de nombreux avantages : flexibilité grâce à l’extension ou réduction de votre demande selon votre besoin, gain de temps précieux grâce à l’apport d’informations stratégiques de manière synthétique et maîtrise des coûts. Cela ne signifie pas que vous devez renoncer à disposer d’experts réglementaires en interne, mais plutôt que leur rôle est de suivre la qualité des données reçues et de faire appliquer les règles réglementaires fournies par la veille au développement de vos produits. La taille de l’équipe interne nécessaire s’en voit ainsi réduite.

L’enjeu clé de la veille : centraliser les données

Quelle que soit la méthode de veille réglementaire mise en place, l’entreprise recevra des données cruciales pour le développement de ses produits. Ainsi, la dernière problématique de la veille réglementaire est le stockage de l’information, son traitement et sa diffusion aux bonnes personnes, au bon moment. Idéalement, ce stockage se fait par un travail de centralisation et de classification en un point unique. En effet, avoir un moyen fiable pour gérer et accéder aux données et documents relatifs aux produits et aux ingrédients (matériaux d’emballage, police d'étiquetage, logos et mentions obligatoires, interdictions ou restrictions d’ingrédients, libellés spécifiques des allégations, etc.) facilement et suffisamment en amont dans le cycle de développement devient un enjeu majeur. Une telle centralisation permet de :

• Gagner du temps : pas besoin de saisir et/ou de chercher l’information dans de multiples plateformes. Chaque acteur sait où mettre et où trouver l’information qui lui est nécessaire ;
• Diminuer le risque d’erreurs : une seule plateforme, une seule saisie, une seule validation ;
• Améliorer la collaboration entre les équipes en soutenant la transmission des projets des équipes R&D aux équipes Réglementaires/Qualité.

Avoir un référentiel unique qui centralise les données issues de la veille réglementaire est donc un atout notamment pour les entreprises présentes sur des marchés internationaux qui peuvent, par exemple, nécessiter plusieurs étiquetages pour un même produit. Une solution PLM (Product LifeCycle Management), dont le rôle est d’une part de rassembler toutes les données et tous les documents relatifs au produit et d’autre part d’encadrer automatiquement le développement produit, répond parfaitement à ce besoin.

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